Жизненный цикл и стадии проекта

Жизненный цикл проекта определяет начало и конец проекта, а также обозначает его различные стадии. При внедрении проектов ERP-системы всегда сначала следует изучить разнообразные стандартные жизненные циклы. И всегда находятся некоторые моменты, которые не соответствуют концепции управления проектом для конкретной компании. Поэтому логично разработать собственный жизненный цикл проекта, специально приспособленный к требованиям компании (в данном случае компании Полимер Холдинг).

Жизненный цикл проекта состоит из четырех главных стадий, каждая из который будет подробно рассмотрена в последующих публикациях:

1. Стадия планирования.

2. Стадия реализации.

3. Стадия подготовки.

4. Производственная стадия.

Следующие действия, охватывающие весь проект, не были объединены в одну определенную стадию, так как они выполнялись непрерывно в течение всего проекта:

• Обучение.
• Контроль над проектом.
• Управление рисками.
• Управление внесением изменений.

В этом цикле статей будут описаны все стадии жизненного цикла проекта в хронологическом порядке, начиная с начальной стадии и заканчивая заключительной. Начальная стадия дает оценку программному и аппаратному обеспечению; заключительная стадия завершает проект анализом и документированием результатов.

Что касается четырех главных стадий, то их организация выглядит следующим образом:

1. Стадия планирования. Эта стадия является основой всего проекта. Чтобы обеспечить быстрое продвижение на последующих стадиях, прорабатываются все вопросы, связанные с планированием и организацией, определяется объем работ по проекту, компонуется организация, распределяются ресурсы, подробно планируется деятельность, определяются концепции и устанавливается техническое окружение. Стадия планирования должна быть полностью завершена перед переходом к стадии реализации.

2. Стадия реализации. В процессе выполнения этой стадии строится системный прототип, который должен отражать все процессы и процедуры компании, определенные в будущей концепции. Здесь основной задачей является настройка системы (конфигурировании всех системных таблиц) в соответствии с вашими требованиями; а также создание отчетов и форм, необходимых компании. Стадии реализации и подготовки частично пересекаются, некоторые действия из стадии подготовки могут начинаться еще во время стадии реализации.

3. Стадия подготовки. Эта стадия предваряет запуск производства. Настраивается система производства, выполняется проверка взаимодействия и функционирования системы и проверка качества в производственной среде, и в итоге данные производства переносятся из старой системы в новую. Кроме этого создается пользовательская документация, а сами пользователи проходят соответствующий курс обучения.

4. Производственная стадия. Команда, работающая над проектом, должна точно отрегулировать систему и завершить проект перечнем всех его достижений. Обучение, контроль над проектом, управление рисками и внесением изменений выполняются постоянно на всех стадиях проекта.

• Обучение. Обучение начинается с подготовки команды, работающей над проектом, в системе, линейном подразделении и управлении проектом, а заканчивается подготовкой пользователей.
• Контроль над проектом. Контроль за проектом следует осуществлять в течение всего жизненного цикла. Команда, работающая над проектом, должна определять и постоянно отслеживать отклонения от намеченного графика.
• Управление рисками. На ранней стадии необходимо определить и тщательно проанализировать потенциальные риски и предпринять соответствующие профилактические меры.
• Управление внесением изменений. Так как реакция пользователей на вносимые изменения может быть как положительной, так и отрицательной, то одной из задач руководителя проекта является умелое управление и корректировка циклов этих изменений.

Стратегия реализации

В отношении выбора стратегии реализации проекта должно приниматься принципиальное решение: поэтапная реализация, “большой взрыв” или развёртывание. При поэтапном подходе модули внедряются последовательно, в то время как при подходе “большой взрыв” все модули вводятся в эксплуатацию одновременно. Подход с применением развертывания реализует модель в одной производственной единице, которая затем распространяется на другие единицы. На решение компании могут повлиять такие аспекты, как организационная структура, ресурсы, отношение к изменению или расстояние между различными производственными единицами.

1. Поэтапная реализация

Поэтапное внедрение характеризуется реализацией программного обеспечения небольшими этапами, и обычно сосредоточивается на одновременном внедрении нескольких связанных модулей. Риск неудачи относительно низок, даже в том случае, если между новой и существующей системами придется создавать дополнительные интерфейсы. Однако, эти временные интерфейсы являются трудоемкими и дорогостоящими и, вообще говоря, не влияют на качество конечного результата. Общее время реализации проекта при этом увеличивается. Прежде чем выбрать именно данный подход, для всех соответствующих бизнес-процессов должна быть установлена общая концепция, чтобы избежать трудностей при проведении последующих этапов реализации.

Возможности, появляющиеся при поэтапной реализации:

• Упрощение координации, контроля и организации как проекта, так ресурсов.
• Для команды, работающей над проектом, и коллектива пользователей требуется минимальное количество кадровых ресурсов. Это позволяет внедрять большие проекты даже компании среднего размера.
• Качество реализации каждого этапа постоянно улучшается, так как участники проекта расширяют свои знания и навыки с каждым новым выполненным этапом работы.
• Для последующих этапов возможны внутренние консультации на основе опыта, приобретённого в предыдущих реализациях.
• Во всей компании происходит более плавное переключение: у персонала есть время, чтобы приспособиться к изменениям в производственных условиях. Расходы растягиваются на более долгий период времени.
• Умеренные организационные изменения могут быть рассмотрены во время реализации ПО. Соответственно могут быть проверены функциональные возможности ПО и определена модель реализации.

Сложности, возникающие при поэтапной реализации:

• Более длительное время реализации проекта.
• Интерфейсы должны быть настроены и запрограммированы для поддержки переноса данных для ещё не реализованных модулей и затем для настройки уже работающих модулей к только что введенным в эксплуатацию.
• Из-за большой продолжительности проекта ухудшается мотивация участников проекта.
• Преимущества интеграции программного обеспечения могут быть использованы только поэтапно.
• По мере того как вместе с каждым дополнительным компонентом приобретается новое понимание ситуации, реализованные ранее процессы могут нуждаться в модификации.
• Невозможно оптимально установить необходимые настройки, поскольку интегрирующие компоненты ещё не реализованы.

2. Реализация “большой взрыв”

Реализация “большой взрыв” за одну операцию заменяет существующие системы на новое ПО. Этот подход удобен для компаний с простой организационной структурой. Для него необходима интенсивная стадия тестирования, чтобы детально проверить все бизнес-процессы.

Возможности, появляющиеся при использовании подхода “большой взрыв”:

• Между старой и новой системами практически не требуется дополнительных интерфейсов, потому что все модули приступают к производству в одно и то же время.
• Короткое время реализации.
• Функции интегрированной системы можно использовать незамедлительно.
• Мотивация участников проекта высока.
• Это очень эффективный подход, так как он исключает излишнюю настройку.
• Имеется оптимальная интеграция всех рассматриваемых компонентов интегрированных бизнес-процессов.

Сложности, возникающие при использовании подхода “большой взрыв”:

• Реализация является достаточно сложной вследствие повышенной необходимости координации и интеграции.
• Увеличенная потребность в ресурсах (финансовых и кадровых) в течение короткого периода времени.
• Все служащие подвергаются высокому уровню стресса в одно и то же время. В течение реализации необходима дополнительная консультативная поддержка.
• Необходимо вплотную привлекать высшее руководство для своевременного решения вопросов, связанных с изменениями и интеграцией различных бизнес-процессов в организации деятельности предприятия.
• Максимальное уменьшение организационных изменений, чтобы окончательно не засыпать служащих дополнительной работой.
• Для понижения сложности процесса реализации могут быть поставлены лишь ограниченные цели проекта.
• Качество данных и преобразований данных должно быть безупречным для предотвращения любые непредвиденных ситуаций.

2.2. Развертывание

Подход с применением развертывания производит реализацию модели на одной производственной единице, а затем уже распространяется на другие единицы.

Само развертывание можно осуществить как “большой взрыв” или поэтапную реализацию, с такими же возможностями и сложностями, как перечисленные выше.

Реализация с применением метода развертывания предполагает следующие дополнительные возможности:

• У участников проекта, связанных с реализацией модели, имеется накопленный опыт.
• Для быстрой реализации доступны специальные знания.
• Затраты остаются низкими, так как необходимы только ограниченные ресурсы.
• Риски снижаются, потому что большинство проблем уже были решены при предварительной реализации модели.
• Во всех производственных единицах компании существует единообразие.
• Возрастает взаимопонимание между разными подразделениями.

И некоторые сопутствующие сложности:

• В последующих реализациях настройка должна также учитывать стандарты компании.
• Некоторые специфические процессы для конкретной производственной единицы могут остаться незамеченными.